第一章 总则

   第一条  为了完整、准确、系统地收集、整理、保管我院的档案，提高档案工作的管理水平，有效地保护、开发和利用档案，更好地为教学、科研、管理、全院师生员工及社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《云南省档案条例》、《高等学校档案工作规范》等法规，特制定本办法。

   第二条  学院档案是全院师生员工在教学、科研、党政管理、社会服务和其他活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、照片（含正负片）、录音、录像、电子、实物等不同形式、不同载体的材料。

   第三条  档案工作是学院工作的重要组成部分，是衡量学院教育质量、科研水平和管理水平的重要依据和标志。学院各部门的工作人员都有保护和依法移交档案的义务。

   第四条  为了完整、准确、系统、安全地保管档案和更好地开发利用档案，全院档案由院档案馆依法集中统一管理。

   第五条  学院把档案工作列入全院工作规划和计划，在人员编制、岗位设置、经费预算、库房、设备等各方面给予档案工作必要的支持和保证。

   第六条  学院实行部门归档制度。各部门的档案工作要做到“三纳入”、“四同步”，即：把档案工作纳入各部门工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作；把档案工作作为考核管理干部的内容之一。

   第七条  各专、兼职档案员要努力学习专业知识，不断提高业务水平。开展档案研究，采用先进技术大力开发档案信息资源，改善服务态度，创新服务方式，提高服务质量，努力为教学、科研、党政管理、全院师生员工及社会服务。学院在专、兼职档案员的学习、晋升、评奖上，应按政策给予必要的条件和机会，鼓励他们做好档案工作。

     第二章   领导体制、机构设置及职责

   第八条  学院档案工作接受云南省教育厅和省、市档案局的指导、监督和检查。

   第九条 为加强学院对档案工作的领导与管理，由学院领导分管。

   第十条  成立曲靖师范学院档案工作领导小组，负责领导、协调、检查全院档案工作，审定档案工作规划、计划和规章制度，负责档案工作考评及表彰奖励，进行档案执法检查，处理档案工作中违法、违纪等有关的重大事项。

   第十一条  设置档案馆。档案馆既是学院档案工作的行政管理职能部门，又是永久保存和提供利用档案信息的服务实体。

档案馆的基本任务是：

   1、具体贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令、法规；

   2、规划、协调全院档案工作；

   3、制订学院档案工作的规章制度，并监督、指导、检查执行情况；

   4、指导归档部门档案业务；

   5、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料；

   6、鉴定开放档案并提供利用；

   7、参加全院信息工作的整体化建设，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极研究开发档案信息资源；

   8、积极参加档案界的学术研究和交流活动，承担和完成档案工作组织交给的任务；

   9、组织全院专、兼职档案员的业务学习，培训全院专、兼职档案人员；

   10、开展档案宣传工作和利用者教育活动；

   11、接受档案专业学生的实习辅导任务；

   12、完成学院交办的其他任务。

   第十二条   建立全院档案工作管理网络。各部门应把档案工作列入本部门议事日程和目标责任制，切实加强领导和管理，必须有一名负责人分管本部门的档案工作，至少配备一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

   第十三条   成立档案鉴定领导小组，负责对档案价值的鉴定。

   第十四条   档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，遵纪守法，树立良好的职业道德，刻苦钻研档案业务，不断提高工作水平与服务质量。

   第十五条  档案工作人员属档案专业技术人员，学院按照国家的有关规定对专业技术人员进行专业职务的评定和聘任。

                            第三章   经费、库房与设施

   第十六条   档案工作经费列入学院预算并单独列项。

   第十七条   档案馆应具备符合永久保存档案的库房条件，配备必要的设施，确保档案的完整与安全。

   第十八条   积极采用先进技术（包括计算机技术、微缩复制技术等）管理档案，逐步实现档案网络化管理。

                          第四章   档案的收集、立卷、归档和移交

    第十九条   档案是学院历史的真实记录，是学院的宝贵财产。由于它的原始性和唯一性，决定了档案是任何资料都不可代替的。各部门必须依法归档，任何部门和个人不得拒绝归档，更不得将档案材料据为己有。

    第二十条  严格执行文件材料形成部门立卷归档的制度。各部门每项重要活动都要有完整、准确、系统的材料归档、保存。

    第二十一条  凡公务活动中形成的应该归档保存的各种载体、形式的材料，各部门应按照规定对本部门的材料进行系统的整理、立卷、归档，并在规定的时间内向学院档案馆移交。

    第二十二条  凡归档的文件材料，应保证质量。行文部门应按照国家有关公文处理的规定办理公文，杜绝不规范公文的产生，确保档案质量。

    第二十三条  归档案卷内必须有卷内目录。卷内目录必须采用计算机按统一格式打印。

    第二十四条  立卷部门向档案馆移交档案时，交接双方必须当面检查、验收。对不符合质量要求的案卷，退回立卷部门重新整理后归档。

    第二十五条  移交档案应填写移交目录，办理交接签字手续。移交目录一式两份，双方各执一份备查。

                                        第五章    档案管理

    第二十六条   档案馆负责对已经归档的档案进行分类、编号、排列、上架、保管。

    第二十七条   档案馆应编制科学合理的检索工具，保证档案的查全率、查准率。

    第二十八条   档案馆应有专人负责档案的收进、移出、利用、统计及上报等工作。

    第二十九条   对保管期限已满、已经失去保存价值的档案，档案馆应与有关部门共同协商，组织鉴定、造册，报请院领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。销毁时，派两人送指定地点进行销毁，监销人员应在销毁清册上签字。

    第三十条    档案馆应严格按照规定对档案库房进行科学管理，对档案应进行定期的检查，发现问题或隐患要及时向分管院领导报告，并采取有效措施进行处理。

    第三十一条   档案馆应加强档案保护技术的研究和改进，对已破损或字迹褪色的档案以及遭受损失的录音、录像、照片、实物等档案，要及时修复、复制。

    第三十二条   档案工作人员必须遵守党和国家的保密法规，在工作中保守国家秘密，保护知识产权，维护单位和个人的合法权益，确保档案机密。

                                第六章   档案的利用与开发

    第三十三条   档案馆要积极开展各种形式的档案信息咨询服务与宣传，编制提供开放档案目录和档案指南等检索工具，充分开发利用档案信息资源。

    第三十四条   档案利用要按照《曲靖师范学院借阅办法》向全院教职工、学生和有关单位提供档案服务。档案馆应严格审查借阅资格，办理查阅、借阅登记手续。

    第三十五条   学院档案原则上不准借出馆外，如特殊需要借出的，必须经馆长或分管院领导批准。对借出的档案，档案馆要定期地催还，发现损坏、丢失、涂改等情况，应及时报告分管院领导，按有关规定进行处理。

    第三十六条   对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要的，必须经馆长或分管院领导批准。

    第三十七条   查阅、摘录、复制未开放的档案，必须经档案馆馆长同意；查阅、摘录、复制未公开的技术秘密，须经科学技术处处长的同意。

    第三十八条  出版和公布档案，须经档案形成部门的同意，并报院领导批准。

    第三十九条  利用人要求复制档案，一般由档案馆负责复制，并按规定收取复制和档案保护费。

                                   第七章   考核、奖励和处罚

    第四十条  学院建立档案工作检查、考核、评估制度，明确岗位职责。对在档案工作中作出突出成绩的专兼职档案人员，给予表彰和奖励。

    第四十一条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，学院将视情节对负责的主管人员或其他责任人依法给予行政处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

                                   第八章    附则

    第四十二条  学院授权院档案馆根据国家、省的档案法规和有关部门颁发的档案工作的政策、法令、法规等，结合学院实际情况，制订学院档案管理的规章制度、实施办法和实施细则。档案馆提出的重大的规章制度上报院档案工作管理委员会讨论通过后，呈报主管院长批准实施。

    第四十三条  本办法由院档案馆负责解释。

    第四十四条  本办法自发文之日起执行。学院原订的有关档案管理工作的办法、规定、实施细则等同时废止。